분석이 끝난 텍스트를 남길지 지울지

고객 민원을 붙여 넣어 검사한 뒤, 그 원문이 개인 노트북 다운로드 폴더에 남아 있던 사고를 알고 있습니다. 점수는 이미 슬랙에 있었고 원문은 더 이상 필요 없었어요. 필요 없는 원문이 남아 있으면 그건 분석이 아니라 수집입니다.

남기는 것과 버리는 것

남겨도 되는 것: 검사 시각, 도구, 글자 수, 범위 설명, 점수, 하이라이트 위치의 대략, 문서 버전 또는 해시. 버려야 하는 것: 이름, 전화, 학번, 고객 원문 전체, 프롬프트에 붙여 넣은 내부 메일. 점수는 원문이 아닙니다. 원문을 지워도 네 칸 로그는 남을 수 있어요.

우리 서버는 원문을 저장하지 않고 해시로만 캐시합니다. 클라이언트 쪽도 그 원칙을 따라 주세요. 화면을 캡처할 때 본문이 보이면 그 이미지가 곧 원문 보관입니다. 숫자와 조건만 나오게 자르세요.

보관 기간을 미리 정해요

“나중에 분쟁 날지 몰라서”는 기간이 아닙니다. 분쟁이 실제로 열린 건만 연장합니다. 그 전에는 24시간, 또는 리뷰가 끝나는 날. 더 짧게 가도 됩니다. 목적이 사라지면 원문도 사라지게 타이머를 둡니다. 한국 개인정보 처리의 최소 원칙과 같은 방향이에요. 세부 안내는 개인정보보호위원회를 따릅니다.

교육 기관이면 학생 글을 검사 로그에 쌓지 마세요. 상담이 끝나면 원문을 지우고, 통계가 필요하면 점수와 글자 수 구간만 남깁니다. 개인을 다시 식별할 수 있는 문장은 통계가 아닙니다.

지웠는지도 기록합니다

“원문 삭제, 2026-09-17 18:40, 로그 네 칸은 유지.” 이 한 줄이 있으면 다음에 같은 파일을 또 붙여 넣지 않게 됩니다. 삭제 기록이 없으면 사람들은 불안해서 사본을 더 만듭니다. 사본이 늘면 원칙이 무너져요.

분석 도구를 쓰는 이유는 글을 모으기 위해서가 아닙니다. 그 순간의 질문에 답하기 위해서예요. 질문이 끝났는데 원문이 남아 있으면, 그 도구는 이미 목적을 넘긴 겁니다. 점수를 지키는 일과 원문을 지키는 일을 같은 폴더에 넣지 마세요.

공유 드라이브에 “검사 샘플” 폴더를 만드는 팀을 말립니다. 샘플이 곧 개인정보 더미가 됩니다. 필요하면 합성 문장으로 샘플을 새로 만들어요. 실제 고객 문장은 샘플이 아닙니다. 사건입니다.

휴지통도 보관입니다. 지운 파일을 30일 동안 복원할 수 있으면 그 30일이 보관 기간이에요. 진짜로 버리려면 휴지통까지 비우는 시점을 캘린더에 넣습니다. 저는 리뷰 종료 다음날 오전을 그 시점으로 씁니다. 오전이 아니면 잊어버리거든요.

로그 네 칸에 원문 일부가 붙어 있으면 그 칸을 다시 설계합니다. 미리보기 20자가 이름일 수 있어요. 미리보기를 끊거나 마스킹합니다. 편리한 미리보기가 최소 원칙을 깨는 가장 흔한 구멍입니다. 구멍을 막은 뒤에 점수를 이야기하세요.

노트북을 바꿀 때도 검사 폴더를 통째로 복사하지 않습니다. 필요한 로그 네 칸만 새 기계로 옮깁니다. 복사는 편하지만 원문을 한 대 더 만드는 일입니다. 한 대 더 생긴 원문은 삭제 타이머를 모릅니다. 타이머를 모르는 사본이 제일 오래 남아요. 오래 남는 사본이 사고를 만듭니다. 사고 뒤에 점수를 이야기하는 회의는 이미 늦은 회의입니다. 늦은 회의를 줄이려면 복사 전에 한 번 멈춥니다. 이 사본이 타이머를 아는가. 모른다면 복사하지 않습니다. 모름이 기본값이에요.